Iš daugelio įrašų sudarytas tekstinis failas (duomenų bazė), kuriame laikomi programinės įrangos išteklių eilutės ir jų vertimai.

Kiekvieną failo įrašą atitinka keletas failo teksto eilučių – laukų. Mažiausiai – dvi. Vienoje eilutėje rašomas tekstas originalo kalba, kitoje – teksto vertimas. Vienas nuo kito įrašai skiriami tuščia eilute. Dviejų įrašų pavyzdys:

msgid "Main Menu"
msgstr "Pagrindinis meniu"

msgid "Options"
msgstr "Nuostatos"

Kiti (nebūtini) laukai žymimi specialiaisiais simboliais. Pavyzdžiui, eilutėje, prasidedančioje ženklu „#“ rašomi vertėjo komentarai, po ženklų poros „#.“ rašomi automatiniai komentarai, kuriuos sukuria PO failą tvarkanti programa, po ženklų poros „#,“ rašomos įrašo gairelės, pavyzdžiui, gairelė „fuzzy“ reiškia tikslintiną eilutę. Failo formatas numato vertimo vienaskaitos ir daugiskaitos formų įrašymą.

Specialios programos (pvz., „Poedit“) gali interpretuoti PO failo įrašus ir vaizdžiai juos pateikti lentele. Jos turi priemonių įrašams ieškoti, tvarkyti ir kt.

Dar žr. lokalizacija.